1. Họp, hội nghị (gọi chung là họp) là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.

2. Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe, trao đổi các ý kiến, đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.

3. Họp giải quyết công việc là cuộc họp của thủ trưởng cơ quan thuộc hệ thống hành chính cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc với cán bộ, công chức của cơ quan để giải quyết công việc thường xuyên hoặc bàn giải quyết những vướng mắc trong hoạt động quản lý, điều hành; thống nhất ý kiến chỉ đạo giải quyết những công việc có tính chất quan trọng, phức tạp, liên quan đến nhiệm vụ của nhiều cấp, nhiều ngành; xử lý những nội dung còn có ý kiến khác nhau trước khi ban hành quyết định, những nội dung vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để đánh giá tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.

4. Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, chương trình, kế hoạch, báo cáo.

5. Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.

6. Họp điều phối xử lý công việc là cuộc họp do người được thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ủy nhiệm chủ trì họp với các cơ quan liên quan để trao đổi những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, thống nhất ý kiến trình cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định công việc.

7. Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước trong cơ quan, đơn vị hoặc trong từng ngành, địa phương.

8. Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết) là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác sáu tháng, hàng năm hoặc một giai đoạn và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho sáu tháng, năm tới hoặc một giai đoạn của cơ quan, đơn vị, của ngành, địa phương.

9. Họp chuyên đề là cuộc họp để bàn, triển khai hoặc sơ kết, tổng kết việc thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng trên phạm vi toàn quốc, một số địa phương hoặc một số ngành, lĩnh vực nhất định.

10. Họp trực tiếp là hình thức họp mà người chủ trì và người tham dự có mặt tại cùng một địa điểm, một phòng họp để tổ chức cuộc họp.

11. Họp trực tuyến là hình thức họp được thực hiện qua việc ứng dụng các phần mềm, website hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạng nội bộ (mạng WAN) hoặc mạng internet để những người ở vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung một phòng họp.

12. Người chủ trì cuộc họp là Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ, người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 3 Quyết định này điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp.

13. Người tham dự cuộc họp là một trong các thành phần: được mời họp; đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời họp; được ủy quyền đi dự cuộc họp.

14. Cuộc họp của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ là cuộc họp do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, hoặc do Thứ trưởng, Phó Thủ trưởng cơ quan ngang bộ được phân công chủ trì.

15. Cuộc họp của Chủ tịch UBND là cuộc họp do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND chủ trì.

1, Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không chuyển công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết.

2, Tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; công khai, minh bạch và bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

3, Tổ chức cuộc họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thực sự cần thiết phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị.

4, Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong chỉ đạo, chủ trì, tham dự cuộc họp, trách nhiệm của các cơ quan bảo đảm, phục vụ cuộc họp.

5, Lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau hợp lý; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp; cải tiến, đơn giản hoá thủ tục trong tổ chức cuộc họp; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phô trương, hình thức.

6, Không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho công dân và tổ chức theo quy định của pháp luật.

1. Họp giải quyết các công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai hoặc tình trạng khẩn cấp.

2. Họp giải quyết công việc đã được phân quyền, phân cấp, ủy quyền cho thủ trưởng cơ quan hành chính cấp dưới giải quyết.

3. Họp giải quyết công việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng các cách thức khác không phải thông qua cuộc họp.

4. Họp nghe báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay thế cho việc kiểm tra trực tiếp đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cơ sở.

5. Họp kết hợp với tham quan, giao lưu, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động.

 

Để nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp và thực hành tiết kiệm chống lãng phí trong tổ chức họp, quyết định nêu rõ thủ trưởng cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước có trách nhiệm triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ, trước hết là công nghệ thông tin trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Việc thu thập, trao đổi, phối hợp xử lý thông tin chủ yếu thực hiện trên môi trường mạng. Tăng cường và mở rộng hình thức họp trực tuyến.

Kiểm tra thường xuyên hoạt động của các cơ quan, đơn vị cấp dưới trong việc thực hiện các quy định của pháp luật, các văn bản của cấp trên, trực tiếp chỉ đạo, xử lý tại chỗ những công việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền.

Đối với những nội dung phức tạp, cần có sự phối hợp của nhiều cấp, nhiều ngành, hoặc còn có ý kiến khác nhau có thể ủy nhiệm cho thủ trưởng cơ quan tham mưu tổng hợp họp điều phối trao đổi thông tin thống nhất phương án xử lý trước khi xem xét quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.

 

Thủ trưởng cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước cũng có trách nhiệm tuân thủ các quy định và chịu trách nhiệm khi tổ chức cuộc họp; Kết luận rõ ràng, cụ thể về nội dung họp; Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp, kịp thời xử lý những vấn đề mới phát sinh; Chỉ đạo chặt chẽ việc sử dụng kinh phí cho các cuộc họp theo quy định của pháp luật.

Quyết định quy định cụ thể quy trình tổ chức cuộc họp gồm:

-         Xác định hình thức tổ chức họp;

-         Chuẩn bị nội dung cuộc họp;

-         Giấy mời họp;

-         Cách thức, thời hạn, phương thức gửi tài liệu họp;

-         Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp;

-         Thời gian tiến hành cuộc họp;

-         Trách nhiệm của người chủ trì và người tham dự cuộc họp;

-         Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp.

Quyết định cũng dành 2 chương quy định cụ thể về cuộc họp của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; cuộc họp của Chủ tịch UBND các cấp và cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, cấp huyện.

 

1. Họp giao ban, họp giải quyết công việc, họp tham mưu, tư vấn, họp điều phối: Không quá 1/2 ngày làm việc;

2. Họp chuyên môn:  Từ 01 buổi làm việc đến 01 ngày, trường hợp những đề án, dự án lớn có thể kéo dài hơn;

3. Họp sơ kết, tổng kết công tác: Không quá 01 ngày;

4. Họp chuyên đề: Không quá 01 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề;

5. Họp tập huấn, triển khai: Từ 01 đến 02 ngày.

 

Quyết định 45/2018/QĐ-TTg quy định tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp người chủ trì họp quyết định thành phần, số lượng đại biểu tham dự. Thành phần dự họp là những người chịu trách nhiệm chính trong việc chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện, người trực tiếp tham mưu xử lý và người có liên quan trực tiếp đến thực hiện kết luận cuộc họp.

1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp có trách nhiệm cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

2. Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời tham dự là thủ trưởng cơ quan, đơn vị không thể tham dự thì phải báo cáo người chủ trì cuộc họp và nếu được sự đồng ý thì ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi thay.

1. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã quyết định tổ chức cuộc họp trong phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị mình.

2. Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, Chủ tịch UBND cấp huyện khi có nhu cầu mời Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp tỉnh dự họp hoặc làm việc phải có văn bản đăng ký trước với Văn phòng UBND cấp tỉnh để phối hợp chuẩn bị nội dung, bố trí lịch làm việc và phân công chuyên viên theo dõi, phục vụ. Đối với những vấn đề cấp bách, Chánh Văn phòng UBND cấp tỉnh trực tiếp báo cáo và chủ động bố trí thời gian để Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp tỉnh làm việc với cơ quan, đơn vị, xử lý kịp thời vấn đề phát sinh.

3. Chủ tịch UBND cấp xã khi có nhu cầu mời Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp huyện dự họp hoặc làm việc phải có văn bản đăng ký trước với Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp huyện để phối hợp chuẩn bị nội dung, bố trí lịch làm việc và phân công chuyên viên theo dõi, phục vụ. Đối với những vấn đề cấp bách, Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân, UBND cấp huyện trực tiếp báo cáo và chủ động bố trí thời gian để Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp huyện làm việc với cơ quan, đơn vị, xử lý kịp thời vấn đề phát sinh.

1. Trường hợp cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh thấy cần thiết phải triệu tập cuộc họp toàn ngành ở địa phương để tổng kết thực hiện nhiệm vụ công tác năm, thì phải có văn bản trình và được sự đồng ý trước của Chủ tịch UBND cấp tỉnh về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp.

2. Việc tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết công tác hàng năm của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện có mời lãnh đạo cơ quan chuyên môn cấp trên, lãnh đạo cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp và lãnh đạo, cán bộ, công chức chuyên môn của UBND xã, phường, thị trấn tham dự thì phải được sự đồng ý của Chủ tịch UBND cấp huyện.

1. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh triệu tập cuộc họp tập huấn, triển khai có mời Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp huyện, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn khác cùng cấp tham dự thì phải được sự đồng ý của Chủ tịch UBND cấp tỉnh.

2. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện triệu tập cuộc họp tập huấn, triển khai có mời Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn, thứ trưởng các cơ quan chuyên môn khác cùng cấp tham dự thì phải được sự đồng ý trước của Chủ tịch UBND cấp huyện.

Quyết định 45/2018/QĐ-TTg quy định người chủ trì họp quyết định việc ghi biên bản, ghi âm, ghi hình cuộc họp. Đơn vị chủ trì tổ chức họp tổ chức ghi biên bản, ghi âm, ghi hình cuộc họp theo chỉ đạo. Việc lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình cuộc họp thực hiện theo đúng quy định.

Biên bản phải được ghi đầy đủ, chính xác nội dung, diễn biến cuộc họp, gồm những nội dung chính sau đây:

+ Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;

+ Trình tự, diễn biến, nội dung, vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;

+ Ý kiến phát biểu của những người tham dự họp;

+ Các kết quả biểu quyết (nếu có);

+ Kết luận của người chủ trì họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.

Đồng thời, Quyết định 45/2018/QĐ-TTg còn quy định đối với các cuộc họp cần ra thông báo kết luận, căn cứ chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp, cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm phải ra thông báo kết luận cuộc họp bằng văn bản, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện trong vòng 05 ngày làm việc sau ngày kết thúc họp.

Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 25/12/2018 và thay thế Quyết định số 114/2006/QĐ-TTG ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định và chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước./.